Télétravail et la gestion de projet agile
Comment arriver à coordonner une équipe quand tout le monde est en mode télétravail?
Dans le premier article de cette série sur le télétravail, nous avons vu comment il était possible de pouvoir se connecter en visioconférence au travers de différents outils.
Quand il faut collaborer en équipe, et particulièrement quand celle-ci est dispersée, il faut également des moyens qui permettent d’assurer une gestion de projet au quotidien.
La gestion de projet
Tout le monde ne travaille pas sur les mêmes choses. Et ce que chacun fait influence la progression de ses collaborateurs. Il faut donc pouvoir gérer des logiques de travail parallèles. Ceci en permettant à tous d’avoir une vue la plus claire possible sur la progression générale du travail.
Chez Spade, pour répondre à cette demande, nous avons adopté la méthode Kanban
C’est une méthodologie a été inventée chez Toyota, dans les années 1950, dans le but d’optimiser sa capacité de production pour répondre exclusivement à la demande de ses clients.
Les objectifs étaient :
- de réduire ses coûts de production,
- d’éviter la surproduction
- et de diminuer le délai de livraison
- de produire avec la meilleure qualité possible.
C’est en partie avec cette révolution KanBan (Lean) que l’entreprise est devenue un géant mondial de l’industrie automobile.
L’approche visuelle de cette gestion de flux de travail a été adoptée comme méthode agile par de nombreuses entreprises dans le secteur du Web et du développement applicatif.
Un simple tableau blanc
À la base la méthode fonctionne à l’aide de post-its posés sur un mur ou un tableau blanc.
Elle est simple et accessible à tous.
KanBan signifie “étiquette” en japonais.
La règle : une carte représente une action.
Le tableau est séparé en colonnes qui représentent le flux de travail à accomplir.
Vous avez le classique : à faire, en cours, terminer.
Mais vous pouvez être créatif et adapter le processus pour votre besoin précis.
Par exemple, dans chaque bureau de Spade, nous avons un grand tableau découpé en colonnes qui représentent chacune les grandes étapes par lesquels tout projet déroule sa vie.
Briefing > Stratégie > IA > UX > Front-End > Dev > Lancement
Chaque carte représente un projet.
Ce qui permet à chacun d’avoir un aperçu de qui fait quoi de façon générale. Mais cela donne aussi d’autres indicateurs sur la charge de travail générale. Quel département est le plus occupé? Quel est celui qui connait un creux? Que pouvons-nous anticiper?
Mais pour la collaboration en ligne?
Vous allez me dire que c’est très bien, un beau tableau blanc … mais quand on est en confinement, c’est difficile d’aller voir le tableau blanc qui se trouve au bureau.
Le web nous sauve une fois encore
Plusieurs applications des gestions de projet permettent de gérer ce type de tableau kanban. Beaucoup sont spécialisées pour le travail numérique pour suivre les processus de développement (gitlab, github, jira, …)
Nous n’allons pas vous expliquer l’intérêt de nos outils puisqu’ils sont spécifiques à nos besoins (gestion du code applicatif, etc.)
Mais nous vous présentons d’autres solutions qui sont spécialisées pour un gestion plus générale.
Les trois applications que nous vous invitons à découvrir :
Trello.com
C’est la plateforme pionnière du KanBan en ligne qui accueille plus de 35 Mo d’utilisateurs.
Sa grande force est sa simplicité.
Il est donc très polyvalent pour les usages : rénover votre maison, partir en vacances avec des amis … mais aussi assurer la collaboration en équipe.
Les cartes proposent une version avancée du tableau de base. Elles s’ouvrent dans une fenêtre popup en proposant un détail qui permet de partager des documents, gérer des tâches assignées à différentes personnes et de créer des notifications. (et encore d’autres possibilités)
On peut commencer gratuitement. Les limites sont surtout liées à l’accès à certaines fonctionnalités avancées (power-ups) mais moins en terme de groupes d’utilisateurs, de nombres de tableaux, de cartes à créer …
C’est une solution parfaite pour les petites équipes et les projets d’envergue simple à avancée.
Asana.com
Créé par des anciens de Facebook, il démarre avec la même simplicité que Trello mais il est plus orienté pour les projets plus complexes … et surtout pour les personnes impliquées dans plusieurs projets complexes à gérer en parallèle.
Les tâches peuvent être interdépendantes et dépendre de leur avancement réciproque avec des notifications entre participants.
Chaque projet est visible sous différentes formes : la vue KanBan mais aussi une simple liste de tâches, une vue en ligne de temps (diagramme de gantt) et une vue calendrier.
Il permet d’isoler rapidement toutes les tâches assignées à une personne sur différents tableaux.
Une des forces de l’outil est justement la vue d’ensemble qui propose plusieurs vues, dont une estimation de la charge de travail des membres de l’équipe.
=> On peut commencer gratuitement
Monday.com
Nous le citons, car le service est très agressif au niveau commercial (sur YouTube, Facebook …) et certains de nos clients l’utilisent déjà en interne.
Monday charge un prix par groupe de personnes et non pas par utilisateur.
En fonction du groupe et des fonctionnalités souhaitées, vous obtiendrez un prix adapté.
Il propose des fonctionnalités similaires à Asana.
Conclusion
Avec l’un de ces trois outils et un bon outil de visio-conférence, vous pouvez organiser des réunions de travail productives.
Le moment de l’appel, est l’occasion de passer en revue certains tableaux. De déplacer des cartes sur les colonnes, d’ajouter des annotations ou de créer de nouvelles cartes.
Tout est possible : d’un usage minimaliste (quelques mots sur la carte) à un usage avancé (liste de tâches détaillées avec calendrier de date) … et devrait pouvoir répondre à tous les besoins.
