Télétravail et partage de fichiers

3° challenge de la collaboration à distance : comment partager des documents entre collaborateurs ?

La situation

Nous avons vu dans les deux premiers posts pour pouvoir télétravailler efficacement vous deviez :  

• Pouvoir discuter en visioconférence avec vos collègues  
• Gérer un projet en mode agile pour coordonner les tâches de chaque membre de votre équipe  

Le problème du jour : comment partager vos fichiers ?  

Quand chacun est à distance, il est indispensable de pouvoir partager les différents fichiers que l’organisation produit. Que ce soit les offres de prix pour des commerciaux, un texte à publier sur le site Web, d’autres documents à partager à l’intérieur de l’entreprise : tous ces documents doivent pouvoir être accessibles par tous les collaborateurs impliqués sur la tâche.

L’outil de base : l’email qui sert de poubelle à tout faire !

Très souvent, la majorité des personnes utilisent l’email pour envoyer les fichiers à leurs collègues.  
  
Malheureusement c’est une mauvaise solution… nous allons voir pourquoi !  
  
Les différents modes de collaborations possibles sur les fichiers à partager :

1. La cascade

L’eau de la cascade descend de la montagne vers la vallée : elle ne remontera plus la pente

Dans certaines collaborations, quand un fichier est terminé par un collaborateur il peut être transmis à un autre département de façon définitive

Il peut y avoir une éventuelle correction, mais le nouveau département ne modifiera pas ce document pour le renvoyer à son émetteur.

Typiquement, c’est l’infographiste qui envoie un bon à tirer au client ou qui envoie les fichiers à l’imprimeur.
  

2. La machine à laver

 L’eau de la machine à laver va tourner pendant différents cycles de lavage.

Certaines collaborations demandent à pouvoir éditer les documents de différentes façons. Les fichiers doivent pouvoir faire des « aller-retour » entre différentes personnes.

On aura deux aspects : la collaboration en temps réel et la collaboration asynchrone.

En temps réel, les différents collaborateurs peuvent se trouver sur le même document : en live ou en décalage. Ils éditent la même source.

En asynchrone : chacun peut éditer le document, mais une personne à la fois. Typiquement le document que vous ouvrez dans votre tableur ou votre éditeur de texte favori. Une fois que vous avez terminé votre travail, vous fermez le document, il est centralisé pour être mis à disposition des autres collaborateurs.

L’email n’est donc pas la solution pour gérer le partage de fichiers?

Winston Churchill – qq part sur Internet

Il n’est pas fait pour supporter des processus de travail efficients. Les documents se perdent dans les différentes réponses. Tous les logiciels d’emailing ne sont pas performants pour retrouver ce type de fichier.

Le grand risque est surtout de perdre le versioning des documents.

Nous avons vu récemment un de nos clients souffrir de cette logique de travail : le texte d’un communiqué de presse était partagé exclusivement par e-mail. La version publiée officiellement n’était pas la dernière validée en interne. Le communiqué de presse a fait le tour des rédactions dans le monde entier en comportant des erreurs factuelles qui ont été soulignées rapidement sur les réseaux sociaux.

Les solutions de partages

1. Pour les opérations de type « Cascade »

1.1 Le transfert Transfert de dossiers

• Commercial freemium : WeTransfer
• Open source : Firefox Send

Ces services offrent un stockage en ligne momentané. Votre fichier (un dossier zip par exemple) est accessible via une URL de courte durée. Elle est publique ou protégée par un mot de passe.

1.2 Le Partage de dossiers

• Solution commerciale : Dropbox, OneDrive, GoogleDrive
• Solution open source : NextCloud et autres solutions

Toutes ces solutions proposent l’installation d’un logiciel sur votre ordinateur. Celui-ci établira une synchronisation entre votre ordinateur et une sauvegarde sur un serveur central. Chaque collaborateur reçoit alors une copie de la mise à jour automatiquement sur son ordinateur.

Toutes ces applications offrent la possibilité d’un accès Web derrière un login.

Et elles sont accessibles via des applications dédiées pour les devices mobiles (smartphone, tablet).

Il est possible de partager les dossiers publics via de simples URL.

En travaillant en équipe, chacun ne synchronise que les dossiers dont il a besoin. Il est même possible d’établir des niveaux hiérarchiques pour gérer les droits d’accès à certains répertoires.

Pour gérer la confidentialité des informations (GDPR), les solutions open source vous apportent un niveau de sécurité intéressant. Elles sont configurées sur un serveur dédié dont l’organisation est la seule propriétaire.

Ceci est une alternative intéressante aux solutions commerciales qui sont souvent hébergées dans le cloud. Technologies de gestion du cloud sont gérées par les Gafa. (Google, Amazon, Apple, Facebook,…). Aucune de ces technologies ne peut garantir la stricte confidentialité de vos données puisque les services secrets y accèdent en permanence.

L’autre intérêt des solutions open sources c’est qu’elles sont constituées en place de marché qui propose des librairies d’extensions. Elles permettent de constituer de véritables intranets (calendrier, notification, édition collaborative, chat et visioconférence…)

Dans le cadre de projets avec nos clients, nous établissons des bases d’extranet (exemple une association européenne avec ses membres réparti en Europe) ou intranet (équipes internes) avec ce type de logiciel. 

Il peut être synchronisé avec un CMS comme WordPress. Nous pouvons établir un site privé (réservé à un groupe de membres). Les documents partagés seront donc accessibles directement depuis une interface Web protégée.
  

2. Pour les opérations de type « Machine à laver »

• Application commerciales : Google Apps: Docs, Sheet, Forms, Slides, . . .
• Application open source : NextCloud ou Alternative OpenSource

Toutes les grandes applications de bureautique existent dans les versions collaboratives.

Ces applications permettent un travail collaboratif en temps réel sur les mêmes documents. Il est donc nécessaire de sauvegarder les documents et de les envoyer aux collaborateurs. Une simple URL suffit pour accéder directement aux documents. La partie moteur de recherche et l’affichage des listings de dossier vous permettent de retrouver assez rapidement les documents.

Les applications open source constituent une alternative intéressante si les données avec lesquelles vous souhaitez travailler sont sensibles. La gestion d’un hébergement dédié et la configuration des modules personnalisés seront nécessaires pour mettre en œuvre ce type d’application. 

Comme pour le partage de fichiers ci-dessus la sensibilité à la sécurité des données est une dimension à évaluer pour la sécurité de votre organisation.

Gestion de projet

Comme nous l’avons vu sur l’article dédié à la gestion de projet en mode télétravail, toutes les applications mentionnées permettent de partager des URL très facilement.

Elles offrent également une fonctionnalité de sauvegarde de documents et permettent très facilement d’importer des images, des fichiers PDF…

Mais elles ne sont pas pensées pour suivre une logique de versioning qui suivra l’évolution de chaque document.

Conclusion

À vous d’évaluer vos besoins dans la gestion interne des documents dans vos processus métiers. À vous de voir ce qui relève de la cascade ou de la machine à laver et choisir par conséquent une des solutions proposées ci-dessus.